A incansável arte de procurar arquivos nas pastas de rede

Como melhorar a padronização dos arquivos digitais produzidos e recebidos nas Organizações.

Pablo Soledade*

Se você está enfrentando problemas em encontrar documentos em suas pastas de rede corporativas ou em seus computadores pessoais, não deixem de ler esse artigo até o final... Pablo Soledade aborda o problema de maneira serena e descontraída e traz sugestões de como resolver a situação!

Comentários são bem-vindos. Boa leitura!

As organizações, certas vezes, fazem altos investimentos em aquisições de equipamentos para melhoria do seu parque tecnológico, ampliam constantemente seus storages, adquirem servidores de última geração, renovam as máquinas de uso individual dos seus colaboradores, mas esquecem do básico: a melhoria dos processos internos de gestão documental.

Neste breve ensaio, trazemos a padronização como um dos elementos relevantes da gestão de documentos, proporcionando um ambiente de trabalho mais dinâmico e organizado. Explicitaremos alguns exemplos de padrões importantes para as Organizações, não tendo obviamente interesse em esgotar aqui tão vasto tema.

Há que se ressaltar, que não se tratam de definições de padrões que engessem a organização e a criatividade, pelo contrário, são implementações que possibilitam conforto para novas descobertas e desafios tão presentes nesta sociedade em constante evolução.

Padrões para nomenclatura dos arquivos digitais, templates de formulários por tipologia documental, são exemplos que contribuem com a Organização, evitam redundâncias e permitem que as pessoas possam encontrar os documentos quando necessário.

Nos assustamos quando nos deparamos numa sala com uma montanha de documentos empilhados, sem identificação frontal de espelhos nas caixas-arquivo, sem uma lógica determinada. Podemos não ter essa sensação ao abrir um computador e ver a área de trabalho repleta de arquivos, ou pastas e mais pastas digitais sem uma ordenação lógica, pelo menos ao nosso olhar. Mas, as duas situações são similares. E essas só podem ser resolvidas com a gestão de documentos, que deve estar presente, seja no ambiente físico, seja no ambiente digital.

Especificamente neste segundo item, torna-se no mínimo desagradável ver tantos arquivos dispersos e desencontrados. Desorganização dos arquivos na área de trabalho, nas pastas digitais sem uma classificação condizente, fazem-nos perder tempo com incansáveis procuras, certas vezes, frustradas. Saber que por exemplo, investiu-se caro num processo de digitalização de documentos, mas não foi vislumbrado um plano de

recuperação dessas informações digitalizadas, causa dor, pois é a mesma coisa do empilhamento na sala que já falamos...

Destaca-se, que mesmo com a aplicação de tecnologias de OCR/ICR (optical character recognition / inteligent character recognition), entre outras, mesmo com recursos de Inteligência Artificial, nada supera a simplicidade de uma boa definição de nomenclatura para os arquivos, de palavras-chave / metadados para recuperar com precisão as informações desejadas, não correndo o risco, quando da busca para recuperação da informação, de aparecerem milhões de resultados.

O email corporativo é outro exemplo de desorganização. Não vamos nem pensar no email pessoal para não termos uma crise existencial ou uma síncope, mas no mínimo o corporativo deveria ser organizado por temáticas, assuntos, entre tantos outros critérios. Praticamente todas as ferramentas de correio eletrônico oferecem excelentes recursos de criação de pastas, de indexação, enfim, de formas para organização e sistematização.

Mas, a pressa ou a preguiça não nos deixa definir formas para melhorar a recuperação nesses poderosos repositórios de informação. Definir critérios e seguir padrões não é perda de tempo. A sensação da perda de tempo se dá quando prestamo-nos a tentar organizar o passivo que foi gerado pela desorganização. Cabe-nos combater e enfrentar o problema, começando a organizar. É como nosso quarto bagunçado quando adolescentes, uma hora vamos precisar parar para organizar, não se perder na bagunça e não tomar umas boas palmadas...

Existem maneiras muito sofisticadas de elaborar um plano de Gestão de Documentos Digitais. A adoção de ferramentas de GED/ECM colabora por demais com um ambiente digital organizado, nas essas não fazem milagres. As pessoas precisam definir os fluxos, precisam apontar os caminhos e regramentos para que consigamos o máximo proveito do uso das ferramentas.

Mas, a verdade é que contamos com a maioria das empresas dependendo das famosas pastas de rede. E isso quando tem rede... Enfim, mesmo com a rede, as pessoas ainda salvam os arquivos em suas máquinas individuais, fazem uma cópia para rede, ou colocam uma das versões do arquivos, depois a outra versão em outra pasta, porque esqueceu onde armazenou a primeira, enfim, uma confusão, uma miscelânea que gera desespero e tormenta, trazendo mau humor pelo restante do dia... Trazendo retrabalhos e atrasos em entregas de trabalhos.

Se você chegou até aqui e está se vendo nesta situação, sabe o sofrimento que estamos narrando. Mas, o grande alento é que tem solução. Basta a aplicação de boas práticas e elaboração de estratégias para a gestão dos documentos digitais.

Mesmo as grandes corporações enfrentam este problema. Ainda com a melhor ferramenta de GED/ECM/BPM/BPMS continuam a usar a rede para armazenamento de arquivos e recuperação da informação, e infelizmente, sem a padronização necessária.

O pessoal da TI, como são conhecidos os profissionais que trabalham nos setores de informática das Organizações, não consegue dar conta desse problema. Esses profissionais, podem e devem resolver as questões de armazenamento, acesso, ambiente de rede, mas a recuperação da informação depende da forma que se dá a produção

documental nos setores produtores de documentos ou quando do processo de digitalização. E por isso, o xis da questão reside também na forma de criação dos arquivos digitais das Organizações, por isso a importância de padrões e políticas previamente definidas.

Desta forma, percebemos que a tecnologia por si só não resolve. É essencial a definição dos processos e práticas colaborativas dos indivíduos, que permitam mecanismos para posterior recuperação das informações de um jeito mais eficaz, ou seja, depende também de você e de seus colegas de trabalho.

E então... Vamos colocar a "mão na massa"?

Artigo também publicado no Linkedin Pablo Soledade

Outros artigos

EBOOK: 03 DICAS PARA REALIZAR UM BOM PROJETO DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

ARTIGO: A INFORMAÇÃO COMO SUBSTRATO DA VIDA: MEMÓRIA E CONTRA-ESQUECIMENTO

ARTIGO: DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS: SOLUÇÕES DE QUALIDADE PARA ARQUIVOS, BIBLIOTECAS E MUSEUS

Um dos maiores especialistas em digitalização de documentos do Brasil! 

+1000 ALUNOS 
por todo país!

Sou empresário e consultor máster em digitalização e gestão de documento físicos e digitais. São 20 anos de atuação em gestão documental. Atualmente faço Doutorado em Ciência da Informação. Tenho mestrado na mesma área, sou especialista em Administração com ênfase em Gestão de Serviços, Bacharel em Arquivologia com

Já realizei projetos de digitalização em mais de 100 instituições públicas e privadas, mais de 50 milhões de digitalizações em acervo arquivísticos, bibliográficos e museológicos. Foi Conselheiro do Conarq (Conselho Nacional de Arquivos). Atualmente sou empreendedor, consultor associado de empresas, responsável técnico de projetos de digitalização e organização de documentos de grandes volumes e diferentes formatos.

Em 2017 e 2018 viajei o país realizando presencialmente cerca de 30 cursos de GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, sendo algumas cidades: Aracaju-SE, Brasília-DF, Maceió-AL, Rio Branco-AC, Rio de Janeiro-RJ, Salvador-BA, São Paulo-SP, Vitória-ES. Em 2018 coordenei o GDIonline, maior evento online de gestão de documentos e informação do país com cerca de 3.000 participantes! Experiências fantásticas surgindo assim a necessidade de disponibilizar treinamentos também online, onde tenho dezenas de alunos e faço também mentorias.

Pra mim é só o começo, sou um sonhador e tenho muitos muitos muitos sonhos para realizar!